نحوه نوشتن نامه های رسمی به زبان ‏انگلیسی از مهم ترین بخش های ارتباطی است. ما در دنیایی از ارتباطات زندگی می کنیم که توسط تکنولوژی پشتیبانی می شود. ایمیل، متن و … پر استفاده ترین را های ارتباطی حال حاضر هستند. اما نامه ها، هنوز هم اهمیت و کاربرد عمده ای در جامعه ما دارند. به ویژه نامه های رسمی که به مقامات رسمی یا مخاطب های کاری نوشته می شود بسیار مهم هستند چون معمولاً در پرونده ها باقی می مانند. در ادامه به آموزش قالب و زبان صحیح نامه نگاری به زبان انگلیسی می­پردازیم.

نحوه نوشتن نامه های رسمی به زبان ‏انگلیسی

در این بخش نحوه نوشتن نامه های رسمی به زبان ‏انگلیسی میپردازیم. در زبان انگلیسی چند دستورالعمل وجود دارد که باید هنگام قالب بندی نامه رسمی یا تجاری مورد استفاده قرار گیرد. همچنین باید سعی داشته باشید به ساده ترین و واضح ترین شکل ممکن نامه بنویسید و آن را بیش از حد طولانی نکنید. به یاد داشته باشید که از زبان غیررسمی مثل اختصارات استفاده نکنید.

۱- آدرس ها:

۱. آدرس شما

آدرس فرستنده باید در گوشه سمت راست بالای نامه نوشته شود.

۲. آدرس شخصی که برایش نامه می­نویسید

آدرس گیرنده باید در سمت چپ و زیر آدرس شما نوشته شود.

۲- تاریخ:

افراد مختلف تاریخ را در دو طرف صفحه می­نویسند. می توانید تاریخ را در سمت راست یا چپ روی خط، بعد از آدرس گیرنده بنویسید. ماه را به صورت کلمه بنویسید.

۳- Salutation یا greeting:

سلام یا درود

۱. Dear Sir or Madam,

۱. آقا یا خانم گرامی:

اگر نام شخصی را که برایش نامه می­نویسید نمی­دانید، از این عبارت استفاده کنید.

۲. Dear Mr. Jenkins,

۲. آقای جنکینز گرامی:

اگر نام شخص را می­دانید، فقط از عناوین (Mr, Mrs, Miss or Ms, Dr, …) و نام خانوادگی استفاده کنید. اگر برای خانمی نامه می­نویسید و نمی­دانید که Mrs یا Miss هست، می­توانید از Ms استفاده کنید که هم برای فرد مجرد و فرد متاهل استفاده می شود.

پایانِ نامه:

۱. Yours faithfully

۱. ارادتمند شما

اگر نام شخص را نمی­دانید، نامه را به این روش خاتمه دهید.

۲. Yours sincerely

۲. با احترام

اگر نام شخص را می­دانید ، نامه را به این ترتیب پایان دهید.

۳. امضاء

امضای خود را رسم کنید و سپس آن را زیر بخش امضاء پرینت کنید. اگر فکر می­کنید شخصی که برایش نامه می نویسید ممکن است از زن یا مرد بودن شما آگاه نشود، عنوان خود را در پرانتز بنویسید.

محتوای نامه رسمی

محتوای نامه رسمی در نحوه نوشتن نامه رسمی از اهمیت بالایی برخوردار است.

پاراگراف اول

پاراگراف اول باید کوتاه باشد و هدف نامه را بیان کند – پرس و جو، شکایت، درخواست و …

پاراگراف یا پاراگراف های وسط نامه باید حاوی اطلاعات مربوط به هدف تحریر نامه باشد. بیشتر حروف انگلیسی زیاد طولانی نیستند، پس اطلاعات را در حد موارد ضروری یادداشت کنید و به جای گسترش بیش از حد، روی سازماندهی آنها به شیوه ای روشن و منطقی متمرکز شوید.

پاراگراف آخر

پاراگراف آخر نامه رسمی، باید بیان کند که انتظار دارید گیرنده چه اقدامی انجام دهد – بازپرداخت، ارسال اطلاعات و … .

اختصاراتی که در نامه نویسی استفاده می­شود:

اختصارات زیر به طور گسترده در نامه ها استفاده می­شود:

asap = as soon as possible

در اسرع وقت

cc = carbon copy

هنگامی که یک نسخه از نامه را برای بیش از یک نفر ارسال می­کنید، از این مخفف استفاده می­کنید تا به آنها اطلاع دهید.

enc. = enclosure

زمانی که همراه نامه کاغذهای دیگری نیز ارسال می­کنید.

pp = per procurationem

یک عبارت لاتین به این معنی که شما نامه را از طرف شخص دیگری امضا می کنید. در شرایطی که فرد برای امضا آنجا نباشد و … .

ps = postscript

وقتی می­خواهید پس از اتمام و امضای نامه چیزی به آن اضافه کنید.

pto (informal) = please turn over

به پشت صفحه برگردید. جهت اطمینان از اینکه شخص بداند نامه در پشت صفحه ادامه دارد.

RSVP = please reply

لطفا پاسخ دهید.

نحوه نوشتن نامه های رسمی به زبان ‏انگلیسی در این مقاله بررسی کردیم. امیدواریم مورد پسندتان واقع شده باشد. برای بررسی گرامر درست میتوانید به بخش ۸ روش یادگیری گرامر مراجعه کنید.